MANUAL DO SÍNDICO
1.Atividades Administrativas
2. Administração de Pessoal
3. Obrigações Administrativas: Assembléias
4. A nova Lei do Inquilinato e dos Condomínios
5. Despesas Ordinárias e Extraordinárias
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1. Atividades Administrativas
Todo condomínio tem sua Convenção e seu Regimento Interno e junto com a Lei 4.591/64 regem sua administração. A Convenção, mais abrangente que o regulamento e deve estar registrada no Cartório de Registro de Imóveis. Pode-se chamá-la de “Constituição” condômina. O regulamento ou Regimento Interno‚ é específico de cada prédio e refere-se à norma de comportamento dos moradores. Contém, por exemplo, exigências quanto ao uso do salão de festas; utilização de elevadores; fechamento da porta social; normas de conduta; etc. Para aprovar ou modificar uma Convenção é necessário o aval de no mínimo, 2/3 das frações ideais que compõem o condomínio, presentes a A.G.E.. E a Convenção que trata de assuntos como eleição do Síndico e a escolha do Conselho.
CONSELHO: É um colegiado escolhido em assembléia geral ordinária, encarregado de fiscalizar a atuação do Síndico. Uma tarefa específica do Conselho ‚é a análise e aprovação da prestação de contas.
2. Administração de Pessoal
Ao contratar pessoal apresente-os em assembléia; leve-os a conhecer todo o condomínio onde vão trabalhar e explique detalhadamente o que se espera de cada um, de preferência por escrito, dando suas atribuições. Identifique-os com crachá. No caso do zelador, deixe-o ciente que tem autoridade para fazer cumprir o regulamento do condomínio, evitando infrações como brincadeiras infantis em locais proibidos. O ZELADOR deve também ser instruído a inspecionar o funcionamento do Condomínio, indicando a ocorrência de incidentes ou estragos como vazamentos, quebra de vidros, falta de lâmpadas em áreas comuns, etc. Ele pode encarregar-se ainda de pequenos reparos e retoques ou outros serviços elementares de manutenção. Normalmente, a contratação de uma boa empresa administradora de condomínios resolve a questão de pessoal. Essas empresas se encarregam de indicar as pessoas certas para as funções exigidas. O condomínio que opta pela contratação de uma administradora, deve preferir aquelas associadas ao SINDICON ou SINDICONDOMINIO, inclusive utilizando o SINDICON ou SINDICONDOMINIO para tomar informações a respeito dela, bem como denunciá-la, na hipótese de algum litígio. O pessoal que compõe o quadro do Condomínio deve ser continuamente orientado sobre suas obrigações, numa espécie de reciclagem, não devendo esquecer o Síndico, de determinar as obrigações ao novo funcionário, por escrito,pois ‚ muito comum os empregados gravarem na memória somente os seus direitos.
1.A) REMUNERAÇÃO:
O SINDICON ou SINDICONDOMINIO será sempre de grande valia para o Síndico quando ele tratar de questões ligadas ao departamento de pessoal, porque ‚ é o único Sindicato que tem poderes legais para negociar convenções coletivas de trabalho com os empregados em condomínios. E portanto, quem pode orientar os senhores Síndicos quanto a remuneração tabelada, reajustes, ou antecipações por conta do dissídio: pagamento de horas-extras, cláusulas de natureza social, etc, tendo um departamento jurídico para consultoria gratuita à disposição de todos os Síndicos.
1.B) RECRUTAMENTO:
Quanto ao recrutamento de funcionários para o Condomínio, vale fazer algumas observações: procure certificar-se de seus antecedentes; converse com o candidato e veja se ele tem noção das responsabilidades que assumirá junto ao Condomínio.
1.C) ORGANIZAÇÃO:
Para facilitar a vida do zelador e garantir maior segurança ao Condomínio, o Síndico deve providenciar para que ele mantenha atualizada uma relação dos condôminos residentes, e quando estes receberem visitas prolongadas, comuniquem o fato e o nome das pessoas à portaria. Lista idêntica deve conter os nomes do pessoal empregado nas diversas unidades em particular e esta deve ser atualizada de acordo com as necessidades. De muita utilidade também ‚ um livro de reclamações que o zelador deve colocar a disposição de todos, para checagens periódicas do Síndico.
1.D) OBRIGAÇÕES SOCIAIS E TRABALHISTAS:
São obrigações do empregador ao admitir o empregado: *Anotarem página própria da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
*Registar o Contrato de Trabalho em Livros ou Fichas de Registro do Empregado;
*O emprego ter que apresentar antes de sua admissão, para que seja feito o seu registro, os seguintes documentos: CTPS, CPF, Cédula de Identidade, Certidão de Casamento, Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14 anos, Título Eleitoral, Certificado de Reservista, Atestado Médico e Cartão da criança.
1.E) TRABALHO NOTURNO:
Considera-se trabalho noturno o período que vai das 22:00hs.de um dia às 05:00hs. do outro. A hora noturna tem duração de 52 minutos e 30 segundos, sendo acrescida de 20% de seu valor como adicional noturno.
1.F) FÉRIAS:
O empregado adquire o direito às férias após 12 meses de vigência do Contrato de Trabalho. A concessão de férias deve ser comunicado ao empregado, por escrito, com antecedência mínima de 30 dias. O aviso de férias dever ser feito com 02 (vias) onde o empregado dar seu ciente. Pode o empregado receber 10 dias de suas férias como abono pecuniário. A Constituição Federal de 1988 estabelece que o empregado recebe pelo menos 1/3 a mais do que seu salário mensal. As férias serão concedidas de uma só vez, podendo excepcionalmente ser dividida em dois períodos, de mínimo 10 dias.
1.G) SALÁRIOS:
Entende-se por salário a contra-prestação devida ao empregado pela prestação de serviços, em decorrência de Contrato de Trabalho. Integram a remuneração do empregado as seguintes parcelas: salário, gorjetas, comissões, gratificações ajustadas, abonos a qualquer títulos, ajudas de custo e diárias de viagem, adicionais de periculosidade ou insalubridade, prêmios.
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3. Obrigações Administrativas: Assembléias
Serão realizadas conforme determina a Lei e a Convenção do Condomínio.
1.A) As A.G.O.:
As A.G.O. são as que anualmente se faz para discutir e deliberar sobre os assuntos da rotina administrativa, prestação de contas do exercício findo, aprovação do orçamento para o exercício financeiro subsequente e eleição do Síndico, se houver, e Conselho Consultivo Fiscal.
1.B) A A.G.E.:
A A.G.E. pode ser convocada pelo Síndico, pelo Conselho Consultivo ou número mínimo de condôminos, se a convenção assim permitir. A lei não prevê forma especial para a convenção da assembléias, sendo recomendado, porém, que, para qualquer das formas escolhidas ou adotadas, seja dada maior publicidade possível ao ato, de modo que chegue com antecedência ao conhecimento de todos os condôminos. A convenção cuja forma deve ser convencionada previamente, pode ser feita por carta, telegrama, editais fixados em lugar visível do Edifício e por publicações na imprensa, conforme previsto na Convenção, e na sua falta, pela Lei 4.591/64. É recomendável que o envio das cartas e a publicação obedeçam a um prazo de oito dias de antecedência, no mínimo. No Edital de Convocação deve constar, mesmo que sumariamente o local, dia e hora da A.G. em primeira e segunda convocação. As A.G.E. podem ser convocadas pelo Síndico, pelo Conselho Consultivo, se a Convenção assim o permitir, ou em silêncio, por condôminos que representem, pelo menos 2/3 do total das frações ideais.
1.C) LAVRATURA DA ATA:
A redação da ata deve ser resumida, contendo os fatos essenciais, iniciando pelo local, dia, hora, quem convocou e deu início aos trabalhos, eleição da mesma, registro da “ordem do dia” e todo o prosseguimento normal da assembléia. A lavratura da ata acompanhando os atos e decisões ‚ a melhor e mais correta fórmula. Com registro simultâneo dos fatos, não haverá nenhum problema, face à demora normal dos debates até a decisão. O secretário deve abster-se de tomar parte nas discussões, concentrando-se só na redação da ata.
1.D) MANUTENÇÃO:
Duas recomendações são de grande valia para a perfeita manutenção do imóvel:
1.a) Síndico e Zelador devem manter à mão uma relação de telefones úteis e de emergência – CAESB, CEB, Bombeiro, telefonia, Polícia, distribuidoras de gás, fornecedores de material elétrico e hidráulico, eletricistas, encanadores, pedreiros, carpinteiros, vidraceiros, etc.
1.b) A tarefa obrigatória a vistoria periódica dos equipamentos e das condições do ou dos prédios que compõem o condomínio. Isso será feito pela administradora, quando houver uma, ou pelo Síndico auxiliado pelo Zelador. Tudo que estiver necessitando de conserto deve ser relacionado numa lista e passado ao Síndico e ao Conselho. Verifique a relação do que é conveniente checar: elevadores, bombas, interfones, portões automáticos, antenas coletivas, gerador, iluminação de emergência, minuteiras, hidrantes, extintores de incêndio, luz- piloto, pára-raios, filtros de piscina, equipamento de sauna, jardins, equipamentos de segurança, além do controle diário dos relógios de água luz do condomínio, para poder mostrar às concessionárias na hipótese de discussão de valores das faturas. Lembre-se que o Síndico pode ser responsabilizado civil e criminalmente sobre acontecimentos que envolvam problemas relacionados a equipamentos de segurança, por exemplo. Assim, se em caso de necessidade um extintor estiver vazio, o síndico poderá ser processado. Mesmo que isso aconteça durante uma fiscalização do corpo de bombeiros, o Síndico poderá ter que arcar sozinho com uma multa advinda de infração verificada. Portanto, todo cuidado é pouco.
1.E) HIGIENE, ECONOMIA E SEGURANÇA:
Esses três itens são muito importantes para a perfeita administração de um Condomínio. Ao tratar da higiene, o Síndico deve levar em conta algumas regras básicas: com relação aos empregados, exija exames médicos periódicos; dos moradores, peça que comuniquem sobre a ocorrência de doença infecto-contagiosa; mantenha um serviço de limpeza das caixas d’água a cada seis meses e oriente o pessoal encarregado para que os corredores estejam sempre acessáveis; quanto as lixeiras, precisam ser colocadas em local adequado e esvaziadas a curtos períodos, bem como limpas e desinfetadas. O condomínio precisa de serviços periódicos também dedetização que requerem contratação de firma especializada. Cuide para que todo trabalhador atuando no condomínio utilize equipamento de segurança adequado e só permita uso de ácidos ou outros abrasivos quando verificados os cuidados necessários. Na questão da economia, tenha um controle de quilowatts; determine horários para utilização de algumas áreas comuns: sala de jogos, de estar, quadras de esporte, etc. Nas partes externas, conserve luzes acesas permanentemente durante à noite, por razões de maior segurança e bem-estar dos moradores. Por falar em segurança, ela poder ser mais facilmente mantida se todos os empregados do Condomínio estiverem identificados com crachá e instruídos a não permitir a entrada de estranhos para serviços de manutenção, quer em áreas comuns ou não, a não ser com apresentação de credencial. Bom ‚ também identificar os carros dos condôminos, além de procurar instalar alarmes e outros equipamentos de segurança. Com relação ao patrimônio imóvel, certifique-se que todo o sistema anti-incêndio está funcionando normalmente, oriente a todos sobre o uso e armazenamento de material, revise sempre os sistemas elétricos e esteja certo de que o zelador, vigia e outros empregados saibam fazer o uso de extintores. Saiba que, no tocante à contratação dos seguros obrigatórios, a responsabilidade é toda do Síndico. Por isso consulte e pesquise sempre em benefício do Condomínio.
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4. A nova Lei do Inquilinato e dos Condomínios
A Lei 4.591/64, que dispõem sobre o Condomínio em edificações, não arrola nem conceitua as despesas condominais por categoria. Pela Nova Lei do Inquilinato, a Lei 8.245/91, cabe ao inquilino pagar as despesas ordinárias de condomínio, nos termos do artigo 23, inciso XII, sendo que o artigo 83 desta mesma Lei aditou ao artigo 24 da Lei 4.591/64, parágrafo 4, concedendo-lhe a faculdade de ausência do locador-condômino na assembléia em que delibere sobre despesas ordinárias condominais. É de muita importância de que o Síndico conheça principalmente os artigos 22 e 23 da Lei 8.245/91. O artigo 24 da Lei 4.591/64 só admitia a participação do condômino proprietário, ou seu procurador. Agora o inquilino poder participar da assembléia, tendo voz e voto em igualdade de condições com os demais participantes, na proporção da cota ideal do terreno, se for o caso, desde que:
1.a) à assembléia não compareça o condomino-locador, tenha ou não sido regularmente convocado, pois tal questão não ‚ da alçada do inquilino e sim do poder que convoca à assembléia extraordinária.
1.b) só ter voz e voto exclusivamente quando se discutir “despesas extraordinárias”, não tendo legitimação, para debater e votar em outras matérias nem participar de órgãos de conselho ou deliberação, salvo previsão permissiva na regra convencional.
Responsabilidade do Condomínio perante Terceiros por Danos Decorentes de Omissão do Síndico na Administração do Edifício:
Na administração interna do edifício ou do conjunto de edifícios, deve o Síndico prover a vigilância, moralidade e segurança, bem como os serviços que interessem a todos os moradores (art.22, parágrafo 1, b da Lei 4.591/64). Cabe a convenção prever expressamente as minúcias relativas à situações peculiares do Edifício, uma vez que a Lei aborda o problema em linhas gerais. Pelo prejuízo que resultar a terceiros, do descumprimento, pelo Síndico, do seu dever de vigilância responde patrimonialmente o condomínio. Os tribunais estão decidindo que o condomínio responde por furto cometido por vigilantes, pessoas acidentadas por mau funcionamento dos elevadores, uma vez que a conservação desse equipamento constitui a obrigação permanente do Síndico; furto de veículos no interior das garagens do condomínio, riscos na pintura dos veículos e outros danos. Dessa forma, provada a culpa ou desídia do Síndico que responde ativa e passivamente pelo Condomínio e pelos danos causados aos moradores do Edifício, cabe inteira responsabilidade ao mesmo Condomínio.
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5- Despesas Ordinárias e Extraordinárias
Conforme o art.23, inciso XII, par grafo 1 da Lei 8.245/91 as despesas ordinárias que deverão ser pagas pelo inquilino são as seguintes:
* salários, encargos trabalhistas, contribuições previdenciárias e sociais dos empregados do condomínio;
* limpeza, conservação e pintura das instalações dependências de uso comum;
* consumo de água e esgoto, gás, luz, e força das áreas de uso comum;
* manutenção e conservação das instalações e equipamentos hidráulicos, elétricos, mecânicos, e de segurança de uso comum;
* manutenção e conservação das instalações e equipamentos de uso comum destinados à prática de esportes e lazer;
* manutenção e conservação de elevadores, porteiro eletrônico e antenas coletivas;
* pequenos reparos nas dependências e instalações elétricas e hidráulicas de uso comum;
* rateios de saldo devedor, salvo se referentes a período anterior ao início da locação;
* reposição de fundo de reserva, total ou parcialmente utilizado no custeio ou complementação das despesas referidas nas alíneas anteriores, salvo se referentes à período anterior ao início da locação; Em caso de concordância com o art.22, inciso X, parágrafo único da Lei 8.245/91, consideram-se despesas extraordinárias e portanto, pagas pelo locador:
* obras de reforma ou acréscimos que interessem à estrutura integral do imóvel;
* pintura das fachadas, empenas, poços de aeração e iluminação bem como das esquadrias externas;
* obras destinadas a repor as condições e habilidades do edifício;
* indenizações trabalhistas previdenciárias pela dispensa de empregados, ocorridas em data anterior ao início da locação;
* instalação de equipamento de segurança e incêndio, de telefonia, de intercomunicação de esporte e lazer;
* despesas de decoração e paisagismo nos espaços de uso comum;
* constituição de fundo de reserva.
AGENDA DE COMPROMISSOS DO SÍNDICO:
Para não ocorrer em multas ou infrações devido a atrasos e esquecimento das obrigações referentes ao Condomínio, o Síndico deve organizar uma agenda, que se divide em cinco setores:
1- Agenda Previdênciária e de Pessoal.
2- Agenda Fiscal.
3- Agenda Jurídica.
4- Agenda Administrativa e Financeira.
5- Agenda Técnica.